Beschreibung der wesentlichen Merkmale des internen Kontrollsystems

im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess (§ 289 Abs. 5 und § 315 Abs. 2 Nr. 5 HGB)

Begriffsbestimmungen und Elemente des internen Kontrollsystems im Sartorius Konzern

Das interne Kontrollsystem der Sartorius AG und des Sartorius Konzerns umfasst alle Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen, die auf die organisatorische Umsetzung der Entscheidungen der Unternehmensleitung gerichtet sind. Im Hinblick auf den (Konzern-)Rechnungslegungsprozess stehen dabei die Sicherung der Wirksamkeit, Wirtschaftlichkeit und der Ordnungs-mäßigkeit der Rechnungslegung sowie die Sicherung der Einhaltung der maßgeblichen rechtlichen Vorschriften im Vordergrund.

Dabei bilden prozessintegrierte ebenso wie prozess-unabhängige Überwachungsmaßnahmen die Elemente des internen Kontrollsystems des Sartorius Konzerns. Die prozessintegrierten Sicherungsmaßnahmen sind zum einen organisatorische Maßnahmen, zum Beispiel das Vier-Augen-Prinzip oder Zugriffsbeschränkungen im IT-Bereich, sowie zum anderen Kontrollmaßnahmen wie manuelle Soll- | Ist-Vergleiche oder programmierte Plausibilitätsprüfungen in der eingesetzten Software. Der Aufsichtsrat, hier insbesondere der Auditausschuss der Sartorius AG, und der Bereich Internal Control Systems & Compliance mit seiner Konzernrevision sind mit prozessunabhängigen Prüfungstätigkeiten in das interne Kontrollsystem im Sartorius Konzern eingebunden.

Der Konzernabschlussprüfer und sonstige Prüfungs-organe sind mit prozessunabhängigen Prüfungstätigkeiten in das Kontrollumfeld des Sartorius Konzerns einbezogen. Insbesondere die Prüfung der Konzernabschlüsse durch den Konzernabschlussprüfer bzw. die Prüfung der einbezogenen Einzelabschlüsse der Konzern-gesellschaften bilden die wesentliche prozessunabhängige Überwachungsmaßnahme im Hinblick auf den Konzernrechnungslegungsprozess.

Der Bereich Finanzen stellt durch die Analyse der monatlichen Berichte der Tochtergesellschaften einen weiteren wichtigen Bestandteil des internen Kontrollsystems dar.

Mit Bezug auf die (Konzern-)Rechnungslegung ist das Risikomanagementsystem auf das Risiko der Falschaussage in der (Konzern-)Buchführung sowie in der externen Berichterstattung ausgerichtet. Es umfasst darüber hinaus einerseits das operative Risikomanagement, das beispielsweise den Risikotransfer auf Versicherungsgesellschaften durch die Absicherung von Schadens- oder Haftungsrisiken sowie den Abschluss geeigneter Sicherungsgeschäfte zur Begrenzung von Fremdwährungs- und Zinsrisiken beinhaltet.

Des Weiteren ist im Sartorius Konzern zur Sicherstellung der konzernweiten systematischen Risikofrüherkennung ein „Überwachungssystem zur Früherkennung existenzgefährdender Risiken“ gemäß § 91 Abs. 2 AktG eingerichtet. Der Abschlussprüfer der Sartorius AG beurteilt gemäß § 317 Abs. 4 HGB die Funktionsfähigkeit des Risikofrüherkennungssystems, das durch die Sartorius AG jeweils zeitnah an jeweilige Umfeldveränderungen angepasst wird. Weiterhin ist durch regelmäßige Systemprüfungen die Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit des Systems sichergestellt.

Einsatz von IT-Systemen

Die Erfassung buchhalterischer Vorgänge erfolgt in den Einzelabschlüssen der Tochterunternehmen der Sartorius AG im Wesentlichen durch global eingesetzte Softwaresysteme. Zur Aufstellung des Konzern-abschlusses der Sartorius AG werden durch die Konzerngesellschaften die jeweiligen Einzelabschlüsse durch weitere Informationen zu standardisierten Berichtspaketen ergänzt, die dann durch sämtliche Konzernunternehmen in das Konsolidierungssystem eingestellt werden. Die von der Sartorius AG weitgehend selbst entwickelten Konsolidierungsroutinen im Konsolidierungssystem, ergänzt durch manuelle Anpassungen, werden schließlich zur Erstellung des Konzernabschlusses der Sartorius AG eingesetzt. Durch interne Kontrollen einerseits und den Konzernabschlussprüfer der Sartorius AG andererseits wird die Identität der erfassten Berichtspakete mit den jeweils der Prüfung unterliegenden Einzelabschlüssen der Gesellschaften geprüft. Im Konsolidierungssystem werden sämtliche Konsolidierungsvorgänge zur Erstellung des Konzernabschlusses der Sartorius AG, wie die Kapitalkonsolidierung, die Schuldenkonsolidierung oder die Aufwands- und Ertragseliminierung, vollzogen und dokumentiert. Sämtliche Bestandteile des Konzernabschlusses der Sartorius AG einschließlich der Anhang-Angaben werden aus dem Konsolidierungs-system entwickelt. Das System erlaubt zudem vielfältige Auswertungsmöglichkeiten.

Wesentliche Regelungs- und Kontrollaktivitäten zur Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der Rechnungslegung

Die auf die Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der Konzernrechnungslegung ausgerichteten Maßnahmen des internen Kontrollsystems stellen sicher, dass Geschäftsvorfälle in Übereinstimmung mit den gesetzlichen und satzungsmäßigen Vorschriften vollständig und zeitnah erfasst werden. Weiterhin ist gewährleistet, dass Inventuren ordnungsgemäß durchgeführt werden, Vermögensgegenstände und Schulden im Konzernabschluss zutreffend angesetzt, bewertet und ausgewiesen werden.

Die am Rechnungslegungsprozess beteiligten Mitarbeiter erfüllen die qualitativen Anforderungen und werden regelmäßig geschult. Zwischen den beteiligten Facheinheiten, Gesellschaften und regionalen Einheiten besteht eine klare Aufgabenabgrenzung. Die Funktionstrennung und das Vier-Augen-Prinzip werden dabei konsequent umgesetzt. Komplexe Bewertungen wie versicherungsmathematische Gutachten oder Unternehmensbewertungen bzw. Kaufpreisallokationen werden durch spezialisierte Dienstleister unter Einbindung entsprechend qualifizierter Mitarbeiter erstellt.

Die Kontrollaktivitäten zur Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der Rechnungslegung umfassen beispielhaft die Analyse von Sachverhalten und Entwicklungen anhand spezifischer Kennzahlen. Ferner kommentieren und erläutern die einzelnen Berichtseinheiten monatlich Besonderheiten und Planabweichungen auf Basis eines konzernweit einheitlichen Analysetools. Eine Funktionstrennung im Hinblick auf Verwaltung, Ausführung, Abrechnung und Genehmigung reduziert die Möglichkeit zu dolosen Handlungen. Die organisatorischen Maßnahmen sind ebenfalls darauf ausgerichtet, unternehmens- oder konzernweite Umstrukturierungen oder Veränderungen in der Geschäftstätigkeit einzelner Geschäftsbereiche zeitnah und sachgerecht in der Konzernrechnungslegung zu erfassen. Schließlich gewährleistet das interne Kontrollsystem auch die Abbildung von Veränderungen im wirtschaftlichen oder rechtlichen Umfeld des Sartorius Konzerns und stellt die Anwendung neuer oder geänderter gesetzlicher Vorschriften zur Konzernrechnungslegung sicher.

Die Bilanzierungsvorschriften im Sartorius Konzern regeln die einheitlichen Bilanzierungs- und Bewertungsgrundsätze für die in den Sartorius Konzernabschluss einbezogenen inländischen und ausländischen Unternehmen. Neben allgemeinen Bilanzierungsgrundsätzen und -methoden sind vor allem Regelungen der IFRS und des deutschen Handelsrechts zu Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang, Lagebericht, Cashflow-Rechnung und Segmentberichterstattung bei Einhaltung der in der EU geltenden Rechtslage getroffen.

Die Sartorius Bilanzierungsvorschriften regeln auch konkrete formale Anforderungen an den Konzernabschluss. Hierzu gehört unter anderem die verbindliche Verwendung eines standardisierten und vollständigen Berichtspakets. Die Abteilung Konzernrechnungs-legung unterstützt die lokalen Einheiten bei komplexen Bilanzierungsfragen, wie beispielsweise Fair Value-Bewertungen, und stellt so eine einheitliche und sachgerechte Darstellung im Konzernabschluss sicher.

Der Regelungsumfang erstreckt sich auf Konzernebene unter anderem auch auf die zentrale Festlegung von Bewertungsregeln und -parametern. Weiterhin erfolgt auf Konzernebene auch die Aufbereitung und Aggregation weiterer Daten für die Erstellung externer Informationen im Anhang und Lagebericht.

Die spezifischen Kontrollaktivitäten zur Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der Konzernrechnungslegung umfassen die Analyse und ggf. Korrektur der Einzelabschlüsse von Konzerngesellschaften unter Beachtung der Prüfungsberichte. Auf Grundlage einer hohen Anzahl bereits im Konsolidierungssystem festgelegter Kontrollmechanismen werden fehlerbehaftete Berichtspakete identifiziert und auf Konzernebene korrigiert. Mit der zentralen Durchführung sogenannter Werthaltigkeitstests für die aus Konzernsicht spezifischen zahlungsmittelgenerierenden Geschäftseinheiten (sogenannte CGUs) wird die Anwendung einheitlicher und standardisierter Bewertungskriterien sichergestellt.

Das an Geschäftsprozessen orientierte Handbuch des internen Kontrollsystems trägt weiter zu einer Stärkung des internen Kontrollsystems bei. Basierend auf den derzeitigen Regelungen sind in diesem Handbuch erstmals in einem einheitlichen Dokument alle von uns als wesentlich erachteten IKS-relevanten Vorgaben zusammengefasst und werden in der Zukunft ggf. durch sinnvolle weitere Regelungen ergänzt.

Einschränkende Hinweise

Das interne Kontroll- und Risikomanagementsystem ermöglicht durch die im Sartorius Konzern festgelegten Organisations-, Kontroll- und Überwachungsstrukturen die vollständige Erfassung, Aufbereitung und Würdigung von unternehmensbezogenen Sachverhalten sowie deren sachgerechte Darstellung in der Rechnungslegung.

Insbesondere persönliche Ermessensentscheidungen, fehlerbehaftete Kontrollen, kriminelle Handlungen oder sonstige Umstände können nicht ausgeschlossen werden. Sie führen zu eingeschränkter Wirksamkeit und Verlässlichkeit des eingesetzten internen Kontroll- und des Risikomanagementsystems, so dass auch die konzernweite Anwendung der eingesetzten Systeme nicht die absolute Sicherheit hinsichtlich der richtigen, vollständigen und zeitnahen Erfassung von Sachverhalten in der Konzernrechnungslegung gewährleisten kann.

Die getroffenen Aussagen beziehen sich nur auf die in den Konzernabschluss der Sartorius AG einbezogenen Tochterunternehmen, bei denen die Sartorius AG mittelbar oder unmittelbar über die Möglichkeit verfügt, deren Finanz- und Geschäftspolitik zu bestimmen, um aus der Tätigkeit dieser Unternehmen Nutzen zu ziehen.