Bericht des Aufsichtsrats

Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre,

erneut blicken wir auf ein erfolgreiches und sehr wachstumsstarkes Geschäftsjahr bei Sartorius zurück. Das Unternehmen hat sich in beiden Sparten und allen Regionen gut entwickelt und seine zum Halbjahr angehobenen Finanzziele erreicht. Um die starke organische Expansion zu unterstützen, wurde an mehreren Standorten in erheblichem Umfang in zusätzliche Produktionskapazitäten und den Ausbau der ITInfrastruktur investiert.

Der Aufsichtsrat hat sich im Geschäftsjahr 2018 intensiv mit der Lage und den Perspektiven der Gesellschaft befasst. Wir haben den Vorstand bei der Leitung des Unternehmens beraten und die uns nach Gesetz und Unternehmenssatzung zugewiesenen Aufgaben wahrgenommen. Der Vorstand informierte uns regelmäßig, sowohl schriftlich als auch mündlich, zeitnah und umfassend über alle relevanten Fragen der Unternehmensplanung, der strategischen Weiterentwicklung und den Gang der Geschäfte in den Sparten, über die Lage des Konzerns einschließlich der Risikolage, über das Risikomanagement, die internen Kontrollsysteme sowie die Compliance. Die bedeutenden Geschäftsvorgänge der Gesellschaft wurden sowohl in den Ausschüssen als auch im Plenum auf Basis der Berichte des Vorstands ausführlich erörtert. Soweit unser Votum erforderlich war, haben wir dies nach gründlicher Prüfung der Berichte und Beschlussvorschläge des Vorstands abgegeben.

Die Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Vorstand war stets von Offenheit, konstruktivem Dialog und Vertrauen geprägt.

Schwerpunkte der Beratungen im Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat trat im Berichtsjahr zu vier ordentlichen Sitzungen zusammen. An diesen Sitzungen nahm auch der Vorstand teil, sofern es nicht um dessen Angelegenheiten ging. Wir haben regelmäßig über die Umsatz-, Ertrags- und Beschäftigungsentwicklung des Konzerns beraten, uns mit der finanziellen Lage der Gesellschaft und ihrer Beteiligungsgesellschaften befasst sowie strategische Projekte diskutiert.

In unserer Bilanzsitzung am 20. Februar 2018 beschlossen wir nach umfassender Beratung und auf Basis des Berichts des Auditausschusses sowie der bei diesem Tagesordnungspunkt anwesenden Abschluss-prüfer den Jahres- und Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2017. Überdies billigten wir nach Berichterstattung durch den Prüfer und Diskussion die nichtfinanzielle Konzernerklärung für das Berichtsjahr. Darüber hinaus wurden die Tagesordnung mit den Beschlussvorschlägen für die Hauptversammlung 2018 und der Gewinnverwendungsvorschlag besprochen und verabschiedet. Überdies wurde die Vorstandsvergütung für das Jahr 2018 festgelegt. Weiterhin berichtete uns der Vorstand über den Stand der Umsetzung verschiedener Digitalisierungsinitiativen. Weitere Themen waren die Vorstellungen der neu definierten Mittelfristziele bis zum Jahr 2025 sowie die geplante Weiterentwicklung der internen Konzernorganisation.

In der Sitzung am 5. April 2018 befassten wir uns eingehend mit verschiedenen strategischen Projekten. Überdies gab der Vorstand einen Überblick über das Arbeitsgebiet IT- und Datensicherheit im Unternehmen und berichtete über den Fortgang der verschiedenen Investitionsmaßnahmen.

Im Rahmen der Aufsichtsratssitzung am 30. August 2018 standen Themen des Innovationsmanagements auf der Agenda. Der Vorstand erläuterte eine Reihe von aktuellen Projekten und Initiativen, die Sartorius noch gezielter mit dem Innovationsgeschehen außerhalb des Unternehmens vernetzen soll. Überdies berichtete der Vorstand über verschiedene Alternativen zur Weiterentwicklung des Geschäfts mit Zellkulturmedien.

In der Sitzung am 6. Dezember 2018 wurden Themen der Corporate Governance und Compliance behandelt. Nach Beratung verabschiedeten wir die Entsprechens-erklärung gemäß Corporate Governance Kodex (DCGK), die bestätigt, dass Sartorius den Empfehlungen des aktuellen Kodexes vollumfänglich nachkommt. Der Aufsichtsratsvorsitzende berichtete zudem über die zur Konsultation gestellten Vorschläge der Regierungs-kommission zur Reform des DCGK. Weiterhin befasste sich der Aufsichtsrat mit den Ergebnissen der Effizienzprüfung seiner Arbeit und gab seine Zustimmung zu dem vom Vorstand vorgelegten Budget für das Jahr 2019.

Ein weiterer Schwerpunkt der Sitzung war die Berufung von zwei neuen Vorstandsmitgliedern sowie die Ausgestaltung der jeweiligen Vorstandsverträge, die im Präsidialausschuss vorbereitet worden waren. Einbezogen in die Diskussion wurden auch die Ergebnisse eines Vergütungsvergleichs, den der Aufsichtsrat im Berichtsjahr bei einem unabhängigen Vergütungsberater in Auftrag gegeben hatte.

Die Arbeit der Ausschüsse

Die Arbeit im Aufsichtsrat wird durch vier Ausschüsse unterstützt. Die Ausschüsse bereiten Themen vor, die anschließend im Aufsichtsratsplenum behandelt werden, und treffen, soweit zulässig, im Einzelfall Entscheidungen an Stelle des Plenums. Die Ausschussvorsitzenden berichteten dem Aufsichtsrat regelmäßig und umfassend über die Arbeit in den Ausschüssen.

Der Präsidialausschuss trat im Berichtsjahr mit neun Sitzungen überdurchschnittlich häufig zusammen. Gegenstand der Beratungen waren neben verschiedenen strategischen Maßnahmen der Gesellschaft vor allem Vorstands- und Personalangelegenheiten, insbesondere wurden die Besetzungen der neuen Vorstandspositionen sowie die Entscheidungen über deren Vergütung intensiv diskutiert und vorbereitet. Zudem informierte sich der Ausschuss über die Fortschritte bei verschiedenen Konzernprojekten und befasste sich mit der Nachfolgeplanung für die oberen Führungskräfte sowie den Änderungen des Corporate Governance Kodex in Vorbereitung auf die Beratungen und Beschlüsse im Aufsichtsratsplenum.

Der Auditausschuss hielt im Berichtsjahr fünf Sitzungen ab. Der Ausschuss bereitete die Entscheidungen des Plenums über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Billigung des Konzernabschlusses des Jahres 2017 vor und behandelte die Quartals- und Halbjahresfinanzberichte 2018. Ein weiterer Schwerpunkt war die Prüfung der Wirksamkeit des konzernweiten Risikomanagement- und internen Kontrollsystems durch die interne Revision sowie Maßnahmen zur weiteren Verbesserung der Compliance. Zudem erörterte der Ausschuss Themen der Konzernfinanzierung.

Der Ausschuss beschäftigte sich darüber hinaus mit dem Bericht der internen Revision, der keine wesentlichen Unregelmäßigkeiten in den Geschäftsabläufen aufzeigte, sowie mit den Planungen der Revision für die Folgemonate. Im Zusammenhang mit der Jahresabschlussprüfung für das Jahr 2018 überzeugte er sich von der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers und befasste sich mit der Empfehlung zur Wahl des Abschlussprüfers an die Hauptversammlung, der Erteilung des Prüfungsauftrags sowie der Festlegung und Überwachung des Prüfungsablaufs und der Prüfungsschwerpunkte.

Der Nominierungsausschuss, der die Wahlvorschläge an die Hauptversammlung für die Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat vorbereitet, trat im Berichtsjahr nicht zusammen. Auch der Vermittlungsausschuss gem. § 27 Abs. 3 Mitbestimmungsgesetz musste nicht einberufen werden.

Jahres- und Konzernabschlussprüfung; Prüfung der nichtfinanziellen Konzernerklärung

Der vom Vorstand aufgestellte Jahres- und Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2018 und der Lage-bericht der Sartorius AG wurden von der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hannover, geprüft. Den Prüfauftrag hatte der Auditausschuss des Aufsichtsrats entsprechend dem Beschluss der Hauptversammlung vom 5. April 2018 vergeben. Der Abschlussprüfer erteilte einen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk.

An den Sitzungen des Auditausschusses am 13. Februar 2019 sowie des Aufsichtsrats am 14. Februar 2019 nahmen die Abschlussprüfer teil und berichteten über die wesentlichen Ergebnisse ihrer Prüfungen.

Es bestand ausreichend Zeit, etwaige Fragen ausführlich mit den Abschlussprüfern zu erörtern. Die Unterlagen sowie die Prüfungsberichte waren allen Aufsichtsratsmitgliedern fristgerecht zugesandt worden und wurden in den genannten Sitzungen ausführlich besprochen. Nach eigener Prüfung des Jahresabschlusses, des Konzernabschlusses, des Lageberichts und des Konzernlageberichts hat der Aufsichtsrat dem Ergebnis der Prüfung durch den Abschlussprüfer zugestimmt und in der Sitzung am 14. Februar 2019 gemäß der Empfehlung des Auditausschusses den Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt. Damit wurde der Jahresabschluss festgestellt. Aufsichtsrat und Vorstand werden der Hauptversammlung am 28. März 2019 vorschlagen, aus dem Bilanzgewinn eine Dividende von 0,62 € je Vorzugsaktie und von 0,61 € je Stammaktie an die Anteilseigner auszuschütten.

Weiterhin hat der Vorstand aufgrund des Gesetzes zur Stärkung der nichtfinanziellen Berichterstattung der Unternehmen eine nichtfinanzielle Konzernerklärung vorgelegt. Diese wurde von der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft einer freiwilligen inhaltlichen Prüfung zur Erlangung begrenzter Sicherheit unterzogen. Auf Basis dieser Prüfung erteilte die KPMG ein uneingeschränktes Prüfungsurteil. An der Aufsichtsratssitzung vom 14. Februar 2019 nahm der Prüfer teil und berichtete über die Ergebnisse seiner Prüfung. Nach intensiver Diskussion und Prüfung wurde auch die nichtfinanzielle Erklärung von den Aufsichtsratsmitgliedern gebilligt.

Besetzung von Aufsichtsrat und Vorstand

Im Geschäftsjahr 2018 gab es weder im Aufsichtsrat noch im Vorstand personelle Veränderungen. Mit Wirkung zum 1. Januar 2019 wurden Dr. René Fáber als Spartenleiter Bioprocess Solutions und Gerry Mackay als Spartenleiter Lab Products & Services als neue Mitglieder des Vorstands bestellt. Vorstandsmitglied Reinhard Vogt hat sein Amt als Vorstand in großem gegenseitigem Einvernehmen zum 31. Dezember 2018 beendet. Der Aufsichtsrat dankt ihm für seine außerordentlich erfolgreiche Arbeit, die er über mehr als 35 Jahre in verschiedenen Funktionen, zuletzt seit 2009 als Mitglied des Vorstands, zum Wohle des Unternehmens geleistet hat.

Der Aufsichtsrat dankt überdies dem Vorstand sowie allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weltweit für ihr großes Engagement und die erfolgreiche Arbeit im abgelaufenen Geschäftsjahr. Er dankt auch den Aktionärinnen und Aktionären für ihr Vertrauen, das sie dem Unternehmen erneut entgegengebracht haben.

 

Hamburg, im Februar 2019

Der Aufsichtsrat

Dr. Lothar Kappich

Vorsitzender